Brez dnevnega reda
Vedno več udeležencev delavnic toži nad prevelikim številom in ne-učinkovitostjo (internih) sestankov. Ljudji najbolj moti, da:
- sestanki niso vodeni
- se ne začnejo in končajo se ob predvideni uri
- debate niso usmerjene (in po potrebi prekinjene)
- dnevni red in dolžina posamezne točke niso vnaprej določene
- se nihče ne pripravi na sestanek
- materiali in teme prihajajo na naslovnike še par minut pred sestankom
- se ponavljajo informacije v istem formatu (pogosto je to primer na kolegijev).
Res grozno, če se znajdemo na sestanku, kjer nihče ne ve, kaj mu je namen ali pa so nam na isti način predstavljene tabele in številke, ki bi si jih lahko sami pogledali v pol krajšem času. Tak sestanek se vleče kot kurja čreva in vsi so si edini zgolj v enem – “ne želim več na tak sestanek”. To ljudi sili v še večjo apatijo, kar pomeni še več monologov in tabelic.
Seveda so sestanki pomemben del organizacijske komunikacije in transparentnosti, a potrebno je, da so vodeni, usmerjeni, kratki in da ljudje pridejo pripravljeni. Za to je potrebno jasno komunicirati namen (npr. “najti novo rešitev za X izdelek”, “dogovoriti se o medsebojnem prevzemu izdelkov X med oddelkoma A in B”, “preveriti nove možnosti financiranja”…) in izbrano vabiti udeležence.
Zdi se, da smo v želji po informiranju ljudi jih z informacijami preobremenili. Pojavlja se tudi vprašanje, ali so informacije, ki jih posredujemo na kolegijih (npr. bilanca, stroški, prodaja,…) res smiselna poraba časa za udeležence. Po izkušnjah vem, da tiste ki podatki zanimajo pogledajo pripravljene materiale (prej, potem ali na sestanku). Nezainteresirani pa so gluhi in slepi pred in po sestanku.
Zakaj torej ne uporabimo za sestanek informacijskega značaja raje enega od primernih kanalov enosmerne komunikacije (email, intranet, skupni strežnik,…). Prav tako je smiselno enosmerno komunikacijo uporabiti v primeru, ko se ukvarjamo sami s seboj (z našim podjetjem).
Tako bi lahko čas, ko so prisotni udeleženci različnih področij podjetja uporabili z namenom boljšega poslovanja na trgu (to pomeni tudi kako se notranje bolje organizirati, da bomo ažurnejši, prijaznejši ali fleksibilnejši na trgu).
Lahko bi torej na sestankih reševali konkretne težave in se zavezali k njihovi rešitvi.
Tako je včasih prav sestanek brez dnevnega reda prava stvar. A ne za operativne informacije. Če niso naše misli že napolnjene z vsakodnevnimi temami, smo lahko ustvarjali. Tako se rojevajo nove ideje, projekti, produkti, načini dela. Še vedno je sestanek voden, a ni v naprej definiran.
A zdi se, kot da še ne vidimo prave vrednosti takih srečanj – v in izven organizacij. Srečanja “brez teme” so slabše obiskani kot tiste z “aktualno temo” (o kateri smo si že razbijali glave, pa ne najdemo rešitve, ali ravno ta ne dela na našem primeru) ali z “pomembnim govorcem” (kjer se potem vsi strinjajo, da je povedal tisto, kar vemo, da je res).
Brez teme ali pomembneža sestanek ali srečanje pogosto ne zasluži pozornosti. Čeprav bi ravno odsotnost teme dala možnost novih ali aktualnih tem in s tem največjo možno ažurnost.
A zdi se, da še vedno raje sprejemamo kreacije drugih, kot da kreairamo sami. S tem tudi prelagamo odgovornost, saj bi bil morda bolje uporabljen čas, če bi namesto kimanja predavatelju, skupaj ugotovili nekaj, kar še ne vemo.