Trije principi za uspešno planiranje

“Nekam utrujeno izgledaš” pripomnim, ko v prijetnih avgustovskih dneh srečam kolegico. “Ja, že cel teden samo planiram. Se mi že meša! Nič ne spim, samo še Excele sanjam!”, mi odvrne.

Je letno planiranje tudi vaša nočna mora? Se vam zdi, da vsako leto potrošite preveč časa za načrte, ki se potem ne uresničijo? Ali pa vas vodje ne poslušajo / slišijo? Dobite tudi vi nerealistične plane in ne veste kaj z njimi?

Verjetno smo bili vsi že v podobni situaciji. Da bi jo v prihodnje preprečili, si lahko pomagamo z naslednjimi (POV) principi:

1) Prični danes

Pogosto je planiranje nekaj, kar se lotimo nekje v avgustu za naslednje leto, ter potem ko so plani potrjeni, odložimo dokument do prvega kvartala naslednjega leta. Na planiranje gledamo, kot na izolirano aktivnost, ki se prične naslednje leto. A take vrste planiranje je, kot pravi tudi Dr. Adizes, bolj sanjanje kot planiranje. Če želimo spremembo, moramo z njo pričeti danes. Kaj torej bomo že danes naredili drugače, da bomo zastavljene cilje dosegli. In ta danes – to je vsak dan! Pomeni akcijo in ne zgolj odlično pripravljen Excel.

S tem namreč postanejo naše ideje bolj oprijemljive in cilji lažje dosegljivi. Prav tako nam je lažje doseči zastavljene roke.

Druga dobra stran takojšnjega začetka pa je, da stvari ne zakompliciramo. Ste že doživeli, da je novi produkt ali storitev ovirala slaba IT podpora, ali pa da smo pred planiranjem potrebovali najprej dober software..? Ne gre za pripomočke, gre za vsebino. In če začnemo danes, bomo vsebino bolje poznali in vedeli, kje moramo še kaj prilagoditi, saj so spremembe vedno tek na dolge proge.

2) Ozavesti stanje

Imate možnost dostopa do vseh potrebnih resursov – znanja, časa, ljudi, tehnologije, kompetenc, denarja? Znate narediti nemogoče mogoče? Je vaš način dela še učinkovit in ustrezen? So vaši cilji skladni s strategijo, z vrednotami in poslanstvom podjetja? Je vaša strategija še pravi odgovor na zahteve trga? Imate poleg odgovora “kaj” tudi odgovor “kako“? Vas bodo ostali oddelki podprli? Kaj pa vodstvo?

Če nimamo potrebnih resursov, še ne pomeni, da cilja ni mogoče doseči. Razmisliti moramo, kako pridobiti dodatna sredstva, podporo drugih članov ali vodstva, oz. kako izboljšati način dela.

V ta namen lahko uporabimo timsko refleksijo in si natočimo čistega vina. Skladno s tem oblikujmo načrt za spremembo tistega, na kar imamo vpliv, ter vključitev v naše načrte tistega, na kar ne moremo vplivati. Visoko leteči cilji in sanje so odlične za postavljanje vizije in dolgoročnih strategij. Cilji oz. plani za naslednje leto, pa naj bi bilo kar se da konkretni. Pri tem je pomembno, da načrtujemo in pričakujemo tudi nepričakovano in neprijetno. Zatiskanje oči se vam bo maščevalo najkasneje čez leto dni.

3) Vključi vse

 Če so naši načrti izolirani od ostalih, je velika verjetnost, da ne bodo realizirani. Za uresničitev ciljev podjetje pogosto potrebuje različne ljudi oz. njihovo sodelovanje. A prepogosto v podjetjih srečamo silosno organizacijo, kjer vsak silos živi in dela po svoje. Pogosto celo do te mere, da ostale oddelke vidi kot svoje nasprotnike. Včasih je ta polarnost zaznavna vse do najvišjega vrha.

Zato lahko čakamo, da uprava odloči, kdo bo “zmagal“, lahko pa sami delujemo v povezovalnem duhu. Lahko bi rekli, da smo ambasadorji svojega načrta in prej, ko bomo pridobili sodelovanje drugih, lažje ga bomo uresničili.

Ne gre pa zgolj za sodelovanje po horizontalni liniji. Tudi vertikalno je smiselno vključiti vse sodelavce v načrtovanje. “Kje pa imam čas”, bo rekel prenekateri. Verjetno res. A velikokrat si potem vzamemo celo leto za nedoseganje ciljev. V primerjavi s tem, je nekaj ur načrtovanja pravzaprav minimalen vložek.

 Veliko uspeha pri planiranju – naj se premakne naprej od Excela, v vsakodnevno akcijo!