Feedback – hrana za razvoj

“Kako je bilo na letnem pogovoru”, vpraša kolegica Ano.

“Joj grozno, povedal mi je, da moram biti bolj samostojna, da pričakuje da bom vodila nov projekt za pridobivanje strank in da moram več obstoječega dela delegirati. Mislim, da me ima na piki in bom kar začela iskati novo službo”, še vedno pretresena odgovori Ana.

Ani je v resnici ime drugače, situacija pa je resnična. Ana se je v letnem pogovoru prvič soočila s feedbackom oz. povratno informacijo. Pred tem je imela vodjo, ki je ali hvalil ali pa ni omenjal konkretnih zadolžitev. Letni pogovor je bil bolj neke vrste verbalno trepljanje po rami ob pitju kave. Ko sem Ano vprašala ali loči kritiko in povratno informacijo, je priznala, da ne.

Pri pomanjkljivi komunikaciji (obstoječi ali pretekli) lahko sodelavci pogosto tudi povratno informacijo razumejo kot kritiko, ker poznajo le splošno hvaljenje ali pa ostro garanje. Pogosto sta oba usmerjena na osebo (super si, površna si, dober prodajalec si, slab pogajalec si). Če kritiko usmerimo na osebo, se oseba počuti napadena. V takem primeru so naši možgani v stanju nevarnosti, kar pomeni, da informacij ne sprejemajo in razmišljajo le o “fight, flight or freeze” strategijah.

Zato je pomembno, da tako pohvalo, še bolj pa povratno informacijo damo na vedenje osebe. Najbolj učinkovit način je uporaba t.i. “sendvič tehnike”. Tako kot kumarica lahko da sendviču določeno svežino in boljši okus, je za razvoj sodelavcev pomembno komunicirati tudi predloge za izboljšavo. A ker sama kumarica ni tako dobra brez kruha in ostalih sestavin, opremimo povratno informacijo tudi s pohvalo:

1.) povemo, kaj konkretno je sodelavec naredil dobro (kruh)

Tako kot sendvič ni dober, če je kruh ves razmočen od kumarice, naj bo tudi tu pohvala konkretna, verodostojna in usmerjena na vedenje. Pazimo, da na koncu naredimo piko. Dvig glasu ali uporaba “ampak, vendar, a…” v naši percepciji delujejo kot tipka “delete” in pobrišejo vse, kar je bilo rečeno pred njimi. Zato pohvala deluje neiskreno in narejeno.

2.) podamo konkreten predlog za izboljšanje (kumarica)

Povejte, kaj točno menite, da bi oseba lahko naredila bolje, drugače, hitreje… Navedite konkretne posledice neustreznega vedenja. Sporočite, kaj točno pričakujete in kako ter kdaj boste to preverjali. Pazite, da gre tu res za kumarico v sendviču – torej razmerje pohvala:izboljšava = 3:1. Tudi sendvič z zelo tanko plastjo kruha in obilno kumarico nam gre težko po grlu, prav tako bo oseba težko prežvečila, če bo ta točka preveč obsežna. V kolikor je več stvari, je potrebno opraviti več zaporednih pogovorov.

3) izrazimo zaupanje v osebo oz. okrepite motivacijo (kruh)

CIljno usmerjene ljudi bo motiviral cilj, ljudi z občutkom za druge bo motivirala korist za druge… Razmislite o tem, kaj motivira vašega sodelavca in skladno z njegovimi vrednotami razložite pozitivne učinke novega vedenja, ter izrazite zaupanje, zakaj menite, da bo ta premik uspel.

Da bo sendvič čim bolje prebavljen poskrbimo za zaupen in odprt odnos ter konkretne primere, kjer se usmerimo na vedenje, ne na osebo. Ker pa nismo navajeni dajati in prejemati feedbacka, se še vedno zgodi, da naletite na kakšno Ano. Bodite pozorni na reakcijo sodelavca, na začetku povprašajte ali razume razliko med kritiko in feedbackom ter razložite kaj je namen vajinega pogovora.

Image courtesy:office.microsoft.com/en-us/images/