Zakaj torej v organizacijah spremembe ne uspejo? Ker ljudje čutijo bolečino, ne čutijo pa podpore in pomoči. Ne čutijo, kaj bodo s tem pridobili. Ne čutijo energije, da bi prišli do obljubljene dežele.

Že tradicionalno razlagana in uporabljana krivulja sprememb uporablja čustvena stanja kot pomemben gradnik razumevanja spremembe. V praksi to pomeni, da ljudje poznajo krivuljo sprememb – kako izgleda na papirju ali v powerpointu, nikakor pa ne, kako izgleda v življenju oz. v konkretni situaciji. Če na delavnicah omenim krivuljo, mi udeleženci pogosto povedo:”ja, Nataša, saj to vemo, ampak nimamo časa…”. Vedeti ne pomeni tudi znati. In podobno se lotimo potem tudi sprememb – vemo, da je dobro zdravo jesti, a tega še ne počnemo.

Samo znanje pa ne pomaga. Ljudje rabijo tudi občutke – torej ne zgolj znanje o tem, kaj je prav in narobe, temveč tudi, kakšen (dober) občutek, nam bo sprememba prinesla, občutek varnosti na poti do spremembe in občutek dosežka, ko sprememba postane stalnica.

Prav tako nam pri spremembah pomagajo zgodnji rezultati. Vsak, ki je kdaj poskušal shujšati ve, kako pomembno je, da številke na tehtnici ne ostanejo na istem mestu v prvih nekaj dni. Zgodnji napredek nam pomaga ustvarjati dobre navade in ohranjati cilj. Prav tako se ob doseganju zgodnjih rezultatov še dodatno dobro počutimo in sprememba izgleda obvladljiva. To nam daje motivacijo in lahko nadaljujemo z želenim vedenjem.

Če ne dobimo:

- dobrega občutka oz. močne želje po spremembi

- znanja o tem, kako priti do tega občutka

- občutka obvladljivosti procesa

- in hitrih zmag

potem nismo motivirani za spremembe in spremembe bolijo.

Pri obvladovanju sprememb igra pomembno vlogo naša čustvena inteligenca, saj je odziv na spremembe praviloma čustven in ne racionalen. Zahteva visoko stopnjo zaveze, odlično in stalno komuniciranje ciljev, preprečevanje odpora in nagrajevanje »vlečnih konjev«.

Pri spremembah gre posameznik in s tem organizacija skozi tri faze:

FAZA 1: šok, otopelost/zanikanje

Četudi je bila sprememba načrtovana in pravilno (ter pravočasno) komunicirana in vsi razumemo potrebo po določeni spremembi, nastopi, ko do spremembe dejansko pride, šok ali otopelost. Ljudje se morajo prilagoditi, saj sedaj spremembo res začenjajo doživljati, postane resnična.

Kaj potrebujemo: dovolj in prave informacije, vedeti, kaj se dogaja, vedeti kam se lahko obrnejo na pomoč, vedeti zakaj to počnemo. V tej fazi je komunikacija ključnega pomena, zato mora biti redna in pravilno dozirana (naj ne bo preveč informacij, saj tudi to lahko sproža otopelost). Informacije razčlenite in jih dodajajte postopoma. Zagotovite dostopnost informacij za tiste, ki jih potrebujejo več. Izredno pomembno je, da spodbujate vprašanja in si vzamete čas za odgovore nanje.

FAZA 2: strah, jeza, depresija

To je faza, ko iz otopelosti prihaja do reakcij na spremembo. Ljudje reagiramo različno – lahko smo zaskrbljeni, jezni, čutimo odpor ali strah. Odpor do sprememb lahko izražamo aktivno ali pasivno. Lahko čutimo potrebo, da izrazimo to kar čutimo (skrbi, jezo,..) ali pa da jih potlačimo. Organizacijsko gledano je ta faza nevarno področje. Če je slabo vodena, lahko vodi v krizo ali kaos.

Ljudje potrebujejo: dobro načrtovanje in pripravo, jasno določene odgovornosti, dobro premišljene posledice in vplive na organizacijo in tudi ljudi je potrebno pravočasno in jasno komunicirati. V tej fazi ljudje potrebujejo odločno in hitro ukrepanje v primeru težav. Razumevanje čustvenih reakcij (saj ljudje to fazo doživljajo zelo osebno) je ključno za uspeh projekta. Poslušanje in opazovanje z namenom pravočasnega odziva na nepričakovano, je ključno za uspeh. Gre za zelo človeško obarvano fazo, zato je pomembna visoka čustvena oz. zavedanje zrelost za njeno obvladovanje.

FAZA 3: razumevanje, sprejemanje, premik naprej

Faza 1. in 2. trajata relativno dolgo in šele v tretji fazi lahko uvedemo spremembe, saj prej upravljamo čustva. Tretja faza je torej neke vrste točka preloma za organizacije in posameznike. Ko se znajdemo v tej fazi, že prehajamo v fazo uspeh in puščamo nevarno področje za seboj. Pri ljudeh se širi sprejemanje za spremembo in vedno bolj preizkušajo, kaj sprememba dejansko prinaša.

Ljudje potrebujejo: pomoč in podporo za raziskovanje novih možnosti oz. navajanje na novo stanje. Včasih je to zgolj dovoliti čas za spremembo, lahko je to primerno izobraževanje za nove naloge, možnosti preizkušanja novosti preden dejansko nastopi, …

Tretja faza je ključnega pomena za učenje in sprejemanje sprememb, prav tako pa tudi za ustvarjanje agilne organizacijske kulture. V tej fazi je izredno pomembno razumevanje (predvsem vodstva), da ljudje ne bodo takoj 100% produktivni, zato je potrebno načrtovati časovne rezerve za implementacijo, saj z pretiranimi časovnimi pritiski lahko potisnemo spremembo nazaj v prvo ali drugo fazo.

Ko dosežemo sprejetje in implementacijo spremembe je pomembno, da prikažemo prednosti, predvsem pa da tudi proslavimo uspeh. Ta točka je pogosto pozabljena in tako ljudje ne dobijo nagrade za trpljenje v prvih dveh fazah. Tako se na prihodnje spremembe odzovejo s še večjim odporom.

“Image courtesy of Image courtesy of iosphere / FreeDigitalPhotos.net

Preteklih nekaj let je vzelo tako čas (praviloma je zaposlenih manj ali pa je več nalog na enega), kakor tudi pokazalo, da cona udobja ni nikoli pametna izbira. Kako vse narediti v tem kratkem času, kako žonglirati z novimi projekti ter samimi nujnimi stvarmi, kako si vzeti čas zase… so glavne teme, ki zavirajo osebne in organizacijske spremembe. Če za spremembe potrebujemo čas, časa pa ni, kaj storiti?

Slovenci imamo fin rek:”Hiti počasi”. Marsikoga spravi v slabo voljo, saj izgleda kot da se norčuje iz nas. A v resnici vsebuje veliko modrost. Ko imamo veliko obveznosti, ko časa primanjkuje, ko je veliko stvari pomembnih, je izrednega pomena, da se pravilno odločimo.

Pomembno je, da se nehamo slepiti, da bomo naredili vse, saj to nikoli ne uspe. Včasih naredimo veliko, a kako je s kakovostjo? Kako je z našimi odnosi z drugimi? Morda se komu to zdi nepomembno, a ravno odnosi in sodelovanje so lahko ključnega pomena, da naslednjič naredimo še več ali boljše.

Pravila upravljanja s časom so:

- ne odlašaj (tudi jamranje, smiljenje in jeza so odlašanje)

- naredi zoprne stvari prve

- določi prioritete (kaj je pomembno, ne zgolj nujno)

- načrtuj pomembno

- ne zapolni si celega dneva z aktivnostmi – načrtuj nepričakovano

- načrte zapiši in jim določi potreben čas

- vzemi si čas za razmislek

- najprej dokončaj eno stvar, preden se lotiš druge

- odpravi ali omeji motnje

- naučite se reči NE

- bodi realističen.

Na treningih pogosto slišim ljudi, ki imajo občutek, da sami ne morejo nič spremeniti – prioritete določa vodja, sodelavec, stranke, država… A če pogledamo zgornje nasvete, so vezani na nas – na naše odločitve in naše prioritete. Je pa res, da si pogosto tega ne priznamo. Koliko izmed nas, vrine še samo tisto zadevo, saj ne bo več kot 5 minut, ali komu je lahko reči NE svojemu nadrejenemu ali dobri stranki? Časa nimamo oz. ga ne upravljamo. Vsak izmed nas ima na dan 24 ur in kaj z njimi naredimo je v veliki meri odvisno od nas in naše naravnanosti.