“Image courtesy of Image courtesy of iosphere / FreeDigitalPhotos.net

Preteklih nekaj let je vzelo tako čas (praviloma je zaposlenih manj ali pa je več nalog na enega), kakor tudi pokazalo, da cona udobja ni nikoli pametna izbira. Kako vse narediti v tem kratkem času, kako žonglirati z novimi projekti ter samimi nujnimi stvarmi, kako si vzeti čas zase… so glavne teme, ki zavirajo osebne in organizacijske spremembe. Če za spremembe potrebujemo čas, časa pa ni, kaj storiti?

Slovenci imamo fin rek:”Hiti počasi”. Marsikoga spravi v slabo voljo, saj izgleda kot da se norčuje iz nas. A v resnici vsebuje veliko modrost. Ko imamo veliko obveznosti, ko časa primanjkuje, ko je veliko stvari pomembnih, je izrednega pomena, da se pravilno odločimo.

Pomembno je, da se nehamo slepiti, da bomo naredili vse, saj to nikoli ne uspe. Včasih naredimo veliko, a kako je s kakovostjo? Kako je z našimi odnosi z drugimi? Morda se komu to zdi nepomembno, a ravno odnosi in sodelovanje so lahko ključnega pomena, da naslednjič naredimo še več ali boljše.

Pravila upravljanja s časom so:

- ne odlašaj (tudi jamranje, smiljenje in jeza so odlašanje)

- naredi zoprne stvari prve

- določi prioritete (kaj je pomembno, ne zgolj nujno)

- načrtuj pomembno

- ne zapolni si celega dneva z aktivnostmi – načrtuj nepričakovano

- načrte zapiši in jim določi potreben čas

- vzemi si čas za razmislek

- najprej dokončaj eno stvar, preden se lotiš druge

- odpravi ali omeji motnje

- naučite se reči NE

- bodi realističen.

Na treningih pogosto slišim ljudi, ki imajo občutek, da sami ne morejo nič spremeniti – prioritete določa vodja, sodelavec, stranke, država… A če pogledamo zgornje nasvete, so vezani na nas – na naše odločitve in naše prioritete. Je pa res, da si pogosto tega ne priznamo. Koliko izmed nas, vrine še samo tisto zadevo, saj ne bo več kot 5 minut, ali komu je lahko reči NE svojemu nadrejenemu ali dobri stranki? Časa nimamo oz. ga ne upravljamo. Vsak izmed nas ima na dan 24 ur in kaj z njimi naredimo je v veliki meri odvisno od nas in naše naravnanosti.

1. Pomembno in nujno je takrat, ko pride do krize, reklamacije, dejanske (tehnične) težave, izpada ali ko že skoraj zamujamo rok. Takrat gasimo požare. Sem spadajo torej:

• krizne situacije
• pritožbe
• zahteve strank
• načrtovane naloge in projekti, ki so prešli v fazo nujnosti
• določeni sestanki
• določena poročila
• določene potrebe zaposlenih
• reševanje problemov, gašenje požarov

Kako obvladovati prvi kvadrant: Razmislite ali je res nujno ali zgolj tako izgleda. Kaj se lahko zgodi, če ne naredite te naloge? Določite prioritete.

2. Kar nekaj stvari pride v prvi kvadrant, ker jih ne ocenimo pravočasno kot pomembne in za to ne načrtujemo časa zanje, ker še niso nujne. To je zagotovo:

• časovno načrtovanje, priprava, razvrščanje
• raziskovanje, preverjanje, vsebinsko načrtovanje, testiranje
• mreženje in krepitev vezi
• razmišljanje, kreiranje
• razvoj sistema in procesov
• pričakovanja in prognoze
• razvijanje sprememb, smeri, strategije
• work-life balance

Kako obvladovati drugi kvardrant: Ključni za uspeh so načrtovanje, strateško razmišljanje, odločanje in postavljanje ciljev. Zato je pomembno načrtovati čas za te naloge.

3. Nujne a manj pomembne naloge so kot ovca v kožuhu volka. Izgledajo pomembne, a niso. Nekdo je zgolj poskrbel, da so nujne. To so lahko:

• nepomembne zahteve drugih
• navidezne krize in nujne stvari
• ad-hoc prekinitve in motnje
• nerazumevanje razumljeno kot pritožba
• nesmiselne aktivnosti
• akumulirane nepomembnosti
• posebni projekti vodje
• določeni sestanki

Kako obvladovati drugi kvadrant: Raziščite in secirajte potrebe. Pomagaj izvornikom potreb, da ponovno razmislijo. Kjer je možno zavrnite zahteve ali se jim subtilno in takoj izognite.

4. Pogosto pa delamo tudi stvari, ki niso ne nujne in ne pomembne, kot so:

• udobne« aktivnosti – iskanje informacijo po internetu, maili, kava/cigareta,
• klepeti, opravljanje, privatni pogovori (telefon)
• sanjarjenje ali smiljenje
• prebiranje novic in nerelevantnih informacij
• nepotrebno prilagajanje opreme in orodij
• pretirana produktivnost
• želja po popolnosti
• določeni sestanki, srečanja

Kako obvladovati četrti kvardrant: Navada ni dejanska naloga. So lahko neproduktivne in demotivacijske. Poskušajte jih odpraviti, ignorirati ali se jim izogniti.