1. Pomembno in nujno je takrat, ko pride do krize, reklamacije, dejanske (tehnične) težave, izpada ali ko že skoraj zamujamo rok. Takrat gasimo požare. Sem spadajo torej:

• krizne situacije
• pritožbe
• zahteve strank
• načrtovane naloge in projekti, ki so prešli v fazo nujnosti
• določeni sestanki
• določena poročila
• določene potrebe zaposlenih
• reševanje problemov, gašenje požarov

Kako obvladovati prvi kvadrant: Razmislite ali je res nujno ali zgolj tako izgleda. Kaj se lahko zgodi, če ne naredite te naloge? Določite prioritete.

2. Kar nekaj stvari pride v prvi kvadrant, ker jih ne ocenimo pravočasno kot pomembne in za to ne načrtujemo časa zanje, ker še niso nujne. To je zagotovo:

• časovno načrtovanje, priprava, razvrščanje
• raziskovanje, preverjanje, vsebinsko načrtovanje, testiranje
• mreženje in krepitev vezi
• razmišljanje, kreiranje
• razvoj sistema in procesov
• pričakovanja in prognoze
• razvijanje sprememb, smeri, strategije
• work-life balance

Kako obvladovati drugi kvardrant: Ključni za uspeh so načrtovanje, strateško razmišljanje, odločanje in postavljanje ciljev. Zato je pomembno načrtovati čas za te naloge.

3. Nujne a manj pomembne naloge so kot ovca v kožuhu volka. Izgledajo pomembne, a niso. Nekdo je zgolj poskrbel, da so nujne. To so lahko:

• nepomembne zahteve drugih
• navidezne krize in nujne stvari
• ad-hoc prekinitve in motnje
• nerazumevanje razumljeno kot pritožba
• nesmiselne aktivnosti
• akumulirane nepomembnosti
• posebni projekti vodje
• določeni sestanki

Kako obvladovati drugi kvadrant: Raziščite in secirajte potrebe. Pomagaj izvornikom potreb, da ponovno razmislijo. Kjer je možno zavrnite zahteve ali se jim subtilno in takoj izognite.

4. Pogosto pa delamo tudi stvari, ki niso ne nujne in ne pomembne, kot so:

• udobne« aktivnosti – iskanje informacijo po internetu, maili, kava/cigareta,
• klepeti, opravljanje, privatni pogovori (telefon)
• sanjarjenje ali smiljenje
• prebiranje novic in nerelevantnih informacij
• nepotrebno prilagajanje opreme in orodij
• pretirana produktivnost
• želja po popolnosti
• določeni sestanki, srečanja

Kako obvladovati četrti kvardrant: Navada ni dejanska naloga. So lahko neproduktivne in demotivacijske. Poskušajte jih odpraviti, ignorirati ali se jim izogniti.